導入の背景と従来の課題
TOTOメンテナンス株式会社のパーツ事業推進部が運営する通信販売のコールセンターでは、受電状況に応じた人員配置が求められる一方で、シフト勤務制の中で従業員それぞれの希望や勤務条件を考慮したシフト編成が必要とされていました。
従来、専任の担当者が手作業でシフトを作成しており、毎月のシフト完成までに5日～1週間という多くの時間を費やしていました。これは担当者にとって大きな負担となっており、シフト作成時間の短縮が第一の課題でした。さらに、現場の所員からは、休暇の取得方法や有給休暇の利用しやすさなど、より働きやすいシフト運用を望む声が寄せられていました。
これらの要望に応えるには、一人ひとりの希望や勤務条件をきめ細かく考慮する必要がありますが、手作業では条件が複雑に絡み合い、作成時間がさらに増加してしまうという問題がありました。作成時間を短縮しつつ、現場の要望にも応えられる仕組みが求められていたのです。
導入前の3つの課題
同部では、解決すべき課題を以下の3点に整理していました。
- シフト作成時間の短縮：5日～1週間程度かかっていたシフト作成を半日で完了させることを具体的な目標としていました。
- シフト作成の属人化：特定の担当者の経験と判断に依存する状態では、担当者不在時の業務停滞や引き継ぎ時のミスが発生しやすいため、誰でも精度の高いシフト表を作成できる体制構築が課題でした。
- 公平性・透明性の確保：手作業でのシフト作成では、割り当ての根拠が説明しづらく、従業員が不公平感を抱く要因となるため、自動化による公平性と透明性の担保を目指していました。
「勤務シフト作成お助けマン」導入後の変化と成果
「勤務シフト作成お助けマン」の導入により、以下の変化と成果が得られました。
- シフト作成時間の短縮：これまで5日～1週間かかっていたシフト作成が、現在では2日で完了しています。システムがシフトを自動作成するため、担当者の作業はエラー箇所の修正のみで済むようになりました。
- 属人化の解消：勤務条件や法令のルールをシステム上に設定することで、シフト作成のノウハウが担当者個人ではなく組織に蓄積されるようになりました。担当者が不在の場合でも、同じ条件で精度の高いシフト表を作成できる体制が整いつつあります。
- 公平性・透明性の担保：従業員の希望がシフトに反映されるようになったことで、所員から寄せられていた不満の声が減少しました。シフト作成担当者も要望との板挟みから解放され、ストレスが軽減されるなど、職場全体の雰囲気が明るくなったことが実感されています。
- 社員満足度の向上：休暇希望に加え、「3勤1休」といった勤務条件も適切に反映されるようになりました。一人ひとりの働き方に沿ったシフトが組めるようになったことで、従業員のワークライフバランスの改善にも寄与しています。
今後の展望
今後、さらにシステムを使いこなすことで、当初の目標であった「半日でのシフト完成」を見込んでいるとのことです。
各企業およびサービスについて
ＴＯＴＯメンテナンス株式会社
TOTO製品（衛生陶器、水栓金具、ウォシュレット、システムキッチン、ユニットバスルーム等）のアフターサービス、定期点検、部品の通信販売などを事業内容としています。
勤務シフト作成お助けマン
シフト表の自動作成・管理ができるクラウドサービスです。最適化AIにより、スタッフの希望や勤務条件を反映したシフト表を自動で作成し、法令遵守や働きやすさを考慮したシフト表を誰でも簡単に作成することができます。
鉄道情報システム株式会社
JRグループの情報システム会社として、JRグループの情報システムの開発、運営、管理、データセンター事業、勤務計画・配送ルート計画などの自動化を実現する計画系ソリューションなどを提供しています。
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